DOSEN PENGAMPUH : Muwafiqus Shobri, M.Pd.I
PRODI : MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
2017
PEMBAHASAN
Hakikat pekerjaan kantor
Hakekat pekerjaan perkantoran dapat dibagi menjadi:
Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap dipakai
Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna
Menggandakankan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan aman.
Fungsi perencanaan dalam kantor
Fungsi Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran, meliputi :
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,
8) Sistem informasi dan telekomunikasi
Fungsi staffing dalam kantor
Fungsi pengisian jabatan atau biasa disebut staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan efektif yang akan mengisi jabatan–jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pengisian jabatan dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan karyawan yang baik, agar bisa bekerja efektif dalam menjalakannya. Seperti yang disebutkan dalam Asas pengisian jabatan “ the right man in the right place and the right man in the right job” (penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat). Asas ini perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya mismanagement dalam kepegawaian dan hendaknya berpedoman pada “apa” dan “siapa”.
Dimana “apa” adalah uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan pada jabatan tersebut (job description). Sedangkan “siapa” adalah syarat-syarat orang-orang yang dapat melakukan pekerjaan pada jabatannya (job specification)
Apabila dilakukan dengan cara tersebut maka akan timbullah mismanagement .dalam kepegawaian.
Ada 5 langkah dalam pengadaan fungsi pengisian jabatan ialah:.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitas yang dibutuhkan perusahaan. Untuk mendapatkannya harus dilakukan dengan cara analisis jabatan, uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Barulah bisa ditentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang dibutuhkan.
Analisis jabatan yaitu menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dalakukan pada suatu jabatan, mengapa dilakukan dan bagaimana menjalankannya. Dan hasilnya adalah uraian dan spesifikasinya. Dimana di uraiannya itu terdapat tugas-tugas dan tanggung jawab atau hak dan kewajiban seorang pejabat terhadap jabatannya. Sedangkan spesifikasinya adalah syarat-syarat untuk dapat memangku suatu jabatan tertentu agar seorang pejabat bisa bekerja secara efektif. Misalnya pendidikannya sampai mana, jenis kelaminya, usianya berapa dan lain-lain.
Manfaat analisis ini akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, syarat-syarat karyawan, perilaku dan alat-alat yang dipergunakan. Dengan adanya analisis ini bisa diketahui: Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat.
Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.penarikan (Recruiting)
Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. “Mencari” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga karja yang akan ditarik. “Mempengaruhi” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada. Adapun sumber-sumber penarikannya terbagi dua:
Sumber Internal Adalah ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan ini dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer” baik sifatnya vertical (promosi-demosi) maupun horizontal.
Sumber Eksternal Adalah untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik dari orang-orang diluar perusahaan. Eksternal ini biasa dilakukan melalui iklan pada media massa, seperti surat kabar, radio dan televisi ( bahkan bisa melalui internet atau website). Cara pemasangannya iklan di media massa harus menonjolkan hal-hal yang paling menarik bagi calon-calon pelamar.
Fungsi pengawasan dalam kantor
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah (aturan) yang di berikan. Pengawasan yang dilakukan dalam perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan organisasi perusahaan. Adapun tujuan dari pengawasan dan manfaatnya adalah sebagai berikut :
Tujuan Pengawasan
Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinejanya.
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalah gunaan alat atau bahan.
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
Mengordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
Manfaat Pengawasan
Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi
Membantu pegawai dalam meningkatkan produktifitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan
Menyediakan alat ukur produktifitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi
Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya
Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan
Proses yang dilakukan dalam pengawasan administrasi perkantoran Ada 3 :
Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan di awasi. Hal ini akan membantu pegawai mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif mencapainya.
Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya.
Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten mencapainya. Pengawasan Kualitas Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpula
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
Hakekat pekerjaan perkantoran dapat dibagi menjadi:
Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap dipakai
Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna
Menggandakankan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan aman.
Fungsi Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan kantor, dengan carameninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.Perencanaan perkantoran, meliputi :
1) Perencanaan gedung. 2) Tata ruang kantor. 3) Penerangan/cahaya. 4) Ventilasi.
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor. 6) Anggaran (budgeting) perkantoran
7) Standar kualitas kerja,. 8) Sistem informasi dan telekomunikasi
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. Hani.. Manajemen. (Yogyakarta, BPFE, 1999).
Griffin. Pengantar Manajemen. (Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).
Amirullah & Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen, (Yogyakarta , Graha Ilmu, 2002).
M.A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, (Jakarta, Gundarma, 1995).
Sondang P. Siagian MPA, Fungsi-fungsi Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 1996).
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar Manajemen, (Yogyakarta, BPFE, 1986).
0 Response to "Makalah tentang kegiatan dan aspek manajemen perkantoran"
Post a Comment